社内報はデジタルブック一択？紙媒体の弱点とは

会社内の社員紹介や企画、記事などを公開したり、社内コミュニケーションの助けにも最適な社内報。社内報を作成する場合、紙媒体かWeb媒体かで悩むこともあるでしょう。それぞれメリットがあるものの、弱点もあるため注意が必要です。 今回は、紙媒体の社内報の弱点を解説したうえで、Web媒体が注目されている理由や、便利な機能をもつデジタルブックについてご紹介します。社内報作成のご参考になれば幸いです。

紙媒体で作成する社内報の弱点

社内報を紙媒体で作成する場合、読んでもらいやすい、手に取りやすいなどのメリットがある一方で知っておきたい弱点もあります。紙媒体の社内報の弱点には以下の4つが挙げられます。

さまざまな手間やコストがかかる

紙媒体の場合、制作から配布までに時間がかかります。時間を要するということは、その分人件費などのコストも必要です。また、配布に人件費や郵送費などのコストや、手間がかかる点にも注意しましょう。
紙媒体は印刷して発行しますが、コピー機を借りる場合はレンタル料金がかかります。印刷するページ数や部数が多ければ多いほど、用紙代やインク代などのコストもかさみます。
社内報の発行頻度を増やしたい場合は、コスト面も考慮する必要があるでしょう。さらに紙媒体の社内報を処分する際には、個人情報保護の観点からシュレッダーを使うなどの対策が必要です。

情報量が制限される

紙のサイズに応じて、誌面に掲載できる情報量が決まります。たとえ多くの情報を掲載したくても、すべてを掲載することは難しく、情報の取捨選択が必要です。
文字数を考慮することはもちろん、画像や図などの枚数やサイズにも配慮し、誌面内に収めなくてなりません。情報の選定にあたっては、編集のスキルやセンスが求められるでしょう。

印刷後に修正できない

印刷や発行が済んでから、情報の追加や部分的な削除、誤字脱字などの修正箇所が見つかった場合、簡単には修正できないのが難点です。簡単に修正できない点は紙媒体の信頼性につながっているものの、不便さを感じることもあるでしょう。

とくに発行済の場合は、訂正情報を届けるのが困難といえます。修正した内容を届けるには、データを修正してから再印刷をして再配布をする必要があります。紙媒体は修正することも含め、さまざまなコストや手間がかかります。

容易に情報を見つけ出せない

過去の社内報から、特定の情報を見つけ出したいケースもあるでしょう。紙媒体の場合、目次や記憶を頼りに目的の情報を探すことになるため、知りたい情報になかなかたどり着けない可能性があります。

Web媒体の場合、キーワードなどで検索することで過去の社内報であっても知りたい情報に簡単にアクセスが可能です。

Web社内報が注目されている理由

Web社内報は印刷や配布などが不要なため、作成から共有までの時間の短縮が可能です。リアルタイムでスムーズに最新の情報を共有できます。印刷や配布が不要になると、コスト削減も期待できるでしょう。
Web媒体は掲載する情報量に制限がなく、さらに社内報のコンテンツの幅が広がる点も魅力です。文字や画像だけでなく、音声や動画などを用いることもできます。
閲覧回数や履歴のデータ分析も可能で、どんなコンテンツがよく見られているのかを把握することも可能です。分析することで、従業員のニーズに合った社内報を作成できるでしょう。コメント機能などもあると、従業員同士のコミュニケーションの活性化にも役立ちます。

デジタルブック(電子ブック)の機能やメリット

デジタルブックとは、社内報や資料などをデジタル化して、パソコンやタブレット、スマートフォンで見られるようにしたものです。アプリなどのダウンロードも不要で、通常のホームページを見るような感覚で閲覧できます。

機能

デジタルブックの基本的な機能を見ていきましょう。まず、紙媒体を読んでいるかのようにページをめくることが可能です。右開き、左開きのどちらにも対応できます。
文字や画像の拡大・縮小もできるため、読みにくい箇所や小さな文字で書かれた部分もしっかりと見ることができます。メモやマーカー機能、付箋機能が備わっているデジタルブックなら、気になるところに印をつけたり、メモ書きを残したりと便利に使えるでしょう。
ブックのURLやピンポイントのURLをSNSで共有することや、指定したページを高品質で印刷することも可能です。
デジタルブック作成サービスのデジサクでは、上記のような機能が基本機能として備わっています。オプションでほかの機能もつけ加えられるため、用途に合わせて便利に使えるでしょう。

メリット

デジタルブックを利用することで、印刷や保管にかかるコストの削減ができます。データ上で修正したい部分を書き換えることで内容を変更でき、変更後の再配布も不要なため手間を減らせます。
制作から公開までオンライン上で完結する手軽さや、インターネット環境とデバイスがあればどこでも閲覧できる便利さも魅力です。閲覧数や離脱率などのアクセス解析も可能で、ニーズに合った社内報をつくることに役立ちます。
また、紙媒体は保管にどうしてもかさばり、長期間保管していると色褪せなど媒体そのものが劣化してしまいがちですが、デジタルブック化することで場所をとらずいつでもきれいな状態で閲覧することが可能です。

まとめ

紙媒体は印刷、保管などのコストがかかりやすく、修正しにくいなどの弱点が懸念されます。デジタルブックならコスト削減が期待でき、修正の手間を省くこともできます。デバイスとネット環境があればどこでも閲覧できるなどの利便性も魅力です。

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